Caso de estudio · Laboratorio farmacéutico, Bogotá
De pedidos en papel a orden de producción en tiempo real
Como un laboratorio bogotano dejó atrás las libretas y las fotos por WhatsApp y pasó a tener trazabilidad completa de cada visita comercial.
0
Pedidos perdidos al mes (vs. ~12 antes)
Tiempo real
Generación de orden de producción
100%
Visitas con trazabilidad
3-4 sem
Tiempo de implementación
El problema: una operación que crecía más rápido que sus procesos
Antes del proyecto, los visitadores del laboratorio operaban con un flujo que sigue siendo el estándar en la mayoría de empresas farmacéuticas de Colombia: tomar el pedido en libreta de papel durante la visita, y al final del día enviar las fotos de la libreta por WhatsApp al backoffice.
El backoffice tenía a una persona dedicada a digitar manualmente cada pedido en el sistema interno. Eso significaba 2 a 4 horas diarias en re-digitación, errores frecuentes (letras ilegibles, productos confundidos), descuentos que el visitador "había acordado" pero el backoffice no podía validar, y la imposibilidad de saber en tiempo real qué estaba pasando en la calle.
Cuando el laboratorio quiso crecer, el problema se volvió crítico: cada vendedor nuevo significaba más fotos por WhatsApp y más tiempo de digitación. La fricción operativa estaba topando el crecimiento comercial.
Por qué un ERP de marca no era la respuesta
Las opciones de mercado eran o sistemas gigantes con módulos de fuerza de ventas (caros, lentos de implementar, llenos de funciones que el equipo nunca iba a usar) o apps de marca pensadas para vendedores de productos de consumo masivo, que no encajaban con el flujo específico de un visitador médico (productos controlados, precios negociados por tier, descuentos autorizados caso a caso).
Lo que se necesitaba era una app construida sobre el flujo real del visitador, sincronizada con el sistema interno del laboratorio, y simple de adoptar para un equipo comercial que no es nativo digital.
Lo que construimos
App movil para visitadores
App para iOS y Android optimizada para uso con guantes, en lugares con mala señal y bajo presión de tiempo. El visitador ve la lista de productos del cliente, los precios negociados, los descuentos autorizados y captura el pedido en 30-60 segundos.
Sincronización offline-first
La app guarda localmente todo lo que se captura. Cuando vuelve la conexión, sincroniza automáticamente. El visitador no depende de tener buena señal en cada droguería que visita.
Generación automática de orden de pedido
Cuando el pedido entra al sistema, se genera la orden de producción correspondiente automáticamente. El backoffice deja de re-digitar y se dedica a validar y a coordinar despachos.
Dashboard en tiempo real
Los gerentes comercial y administrativo ven en vivo qué visitas se hicieron, qué se cerró, qué tickets pendientes hay y dónde están los cuellos de botella. Las métricas que antes salían al final del mes, ahora salen al instante.
Lo que cambió en la operación
Hoy el 100% de los pedidos del laboratorio entra a través de la app. La persona que dedicaba 2-4 horas diarias a re-digitar ahora se dedica a coordinar despachos y atender clientes. Los pedidos perdidos son cero.
El equipo comercial pasó del rechazo inicial ("esto va a ser complicado") a la adopción total en menos de 3 semanas. La curva de aprendizaje del vendedor más reacio a la tecnología fue de 2-3 visitas acompañadas.
El gerente comercial tiene por primera vez visibilidad en tiempo real de qué está pasando en la calle, qué visitadores están sobre meta, qué clientes empezaron a pedir menos y por qué.
"Antes pasábamos la mitad del mes reconciliando lo que decían los pedidos en papel con lo que decía el sistema. Hoy eso simplemente no existe."
— Gerencia comercial, Laboratorio farmacéutico, Bogotá
Tu operación se parece a esta? Hablemos
Si tu fuerza de ventas todavía toma pedidos en papel o por WhatsApp, probablemente podamos hacer algo similar para ti. La primera llamada es gratis y termina con una idea clara de costos y tiempos.